Wskazówki dla księgowego dotyczące automatyzacji księgowania usług z dużą liczbą klientów Lwów.

Aby osiągnąć efekt automatyzacji rozliczania usług, należy skutecznie zautomatyzować dwa procesy - proces pobierania opłat za usługi oraz proces otrzymywania środków. Do prowadzenia ewidencji potrzebny jest program księgowy. Choć mikroprzedsiębiorcy nie mogą korzystać z programów z podwójnym wejściem, to wartość tych programów polega właśnie na podwójnym wejściu oraz na tym, że wszystkie zdarzenia z działalności firmy można zgrupować w jednej bazie informacyjnej.

Autor tych wierszy od ponad trzydziestu lat pracuje jako główny księgowy i przez cały ten czas pisze dla siebie programy księgowe. Dla dużej liczby klientów standardowe dokumenty księgowe nie wystarczą. Np. masz 300 klientów, to musisz stworzyć 300 aktów miesięcznie w wersji klasycznej metodą kopiowania. Jest to bardzo czasochłonna procedura. Do automatyzacji wykorzystywane są dokumenty tabelaryczne lub tabelaryczne przetwarzanie dokumentów. Wtedy jeden dokument w księgowości zastępuje trzysta. Najprostsza tabela to kod klienta i kwota doładowania. Ponadto, jeśli to konieczne, możesz dodać inne wskaźniki, które należy wskazać w aktach, fakturach lub tabelach zbiorczych. Dobrze, jeśli będziesz mógł zmieniać kwoty niektórych kolumn, wprowadzając dane z zewnątrz w formacie arkuszy kalkulacyjnych (kod klienta i kwota). To znacznie zmniejsza zależność od programistów. Na przykład musisz podać rabaty lub wykonać obliczenia. Bez problemu zrobisz to w Excelu lub OpenOffice, wypłacisz gotowe kwoty i już.

Aby zautomatyzować rozliczanie płatności, dobrze jest mieć kilka różnych opcji wcięcia danych. Nawet jeśli ustawisz automatyczne zbieranie danych, z czasem albo bank może coś zmienić, albo bardzo często klienci wykazują się kreatywnością w pisaniu celu płatności. Dlatego jeśli masz jeszcze możliwość dodania danych w formacie (kod klienta i kwota), to możesz łatwo edytować błędy w programie Excel lub OpenOffice i wpisać gotowe kwoty.

Dobrze, aby księgowy znał możliwości makr Excela czy OpenOffice i potrafił pracować z zakładkami programu Word. Umożliwi to przygotowanie wielu niezbędnych dokumentów, począwszy od faktur, a skończywszy na umowach. Dwadzieścia lat temu język programowania języków rachunkowości był prosty i wielu księgowych mogło samodzielnie dokonywać edycji. Teraz potrzebujemy księgowego, programisty i tłumacza problemów księgowego na język programisty i odwrotnie oraz dużo komórek nerwowych.