Tipps für einen Buchhalter zur Automatisierung der Abrechnung von Dienstleistungen mit einer großen Anzahl von Kunden Lemberg.

Um einen Effekt bei der Automatisierung der Abrechnung von Dienstleistungen zu erzielen, müssen zwei Prozesse effektiv automatisiert werden – der Prozess der Erhebung von Gebühren für Dienstleistungen und der Prozess des Erhalts von Geldern. Um Aufzeichnungen zu führen, benötigen Sie ein Buchhaltungsprogramm. Obwohl Kleinstunternehmer keine Programme mit doppeltem Eintrag nutzen dürfen, liegt der Wert dieser Programme gerade im doppelten Eintrag und in der Tatsache, dass alle Ereignisse der Unternehmenstätigkeit in einer Informationsbasis zusammengefasst werden können.

Der Autor dieser Zeilen arbeitet seit über dreißig Jahren als Hauptbuchhalter und hat die ganze Zeit Buchhaltungsprogramme für sich selbst geschrieben. Für eine große Anzahl von Kunden werden Standard-Buchhaltungsunterlagen nicht ausreichen. Sie haben beispielsweise 300 Kunden, dann müssen Sie in der klassischen Variante im Kopierverfahren 300 Acts pro Monat erstellen. Dies ist ein sehr zeitaufwändiger Vorgang. Zur Automatisierung werden Tabellendokumente oder tabellarische Dokumentenverarbeitung eingesetzt. Dann ersetzt ein Beleg in der Buchhaltung dreihundert. Die einfachste Tabelle ist der Kundencode und der berechnete Betrag. Außerdem können Sie bei Bedarf weitere Indikatoren hinzufügen, die in Gesetzen, Rechnungen oder Übersichtstabellen angegeben werden müssen. Es ist gut, wenn Sie die Beträge bestimmter Spalten ändern können, indem Sie Daten von außen im Format von Tabellenkalkulationen eingeben (Kundencode und Betrag). Dadurch wird Ihre Abhängigkeit von Programmierern deutlich reduziert. Sie müssen beispielsweise Rabatte gewähren oder Berechnungen durchführen. Sie können dies ganz einfach in Excel oder OpenOffice tun, fertige Beträge abheben und fertig.

Um die Zahlungsabrechnung zu automatisieren, ist es sinnvoll, über mehrere verschiedene Dateneinrückungsoptionen zu verfügen. Selbst wenn Sie die automatische Datenerfassung einrichten, kann es im Laufe der Zeit passieren, dass die Bank etwas ändert oder Kunden sehr oft Kreativität beim Schreiben des Zahlungszwecks an den Tag legen. Wenn Sie also noch die Möglichkeit haben, Daten im Format (Kundencode und Betrag) hinzuzufügen, können Sie die Fehler einfach im Excel- oder OpenOffice-Programm bearbeiten und die fertigen Beträge eingeben.

Für einen Buchhalter ist es außerdem gut, die Möglichkeiten von Excel- oder OpenOffice-Makros zu kennen und mit den Lesezeichen des Word-Programms arbeiten zu können. Auf diese Weise können Sie viele notwendige Dokumente vorbereiten, angefangen bei Rechnungen bis hin zu Verträgen. Vor zwanzig Jahren war die Programmiersprache der Buchhaltungssprachen einfach und viele Buchhalter konnten Änderungen selbst vornehmen. Jetzt brauchen wir einen Buchhalter, einen Programmierer und einen Übersetzer der Probleme des Buchhalters in die Sprache des Programmierers und umgekehrt, und viele Nervenzellen.