Поради бухгалтеру з автоматизації ведення бухгалтерського обліку послуг з великою кількістю клієнтів Львів.

Для досягнення ефекту в автоматизації обліку послуг потрібно ефективно автоматизувати два процеси – процес нарахування плати за послуги і процес отримання коштів. Для ведення обліку потрібно мати програму бухгалтерського обліку. Хоча об’єктам мікро підприємництва можна не використовувати програми з подвійним записом, але цінність цих програм саме в подвійному записі і в тому, що в одній інформаційній базі можна згрупувати всі події діяльності фірми.

Автор цих рядків понад тридцять років працює головним бухгалтером і весь цей час дописує програми обліку під себе. Для великої кількості клієнтів стандартних документів бухгалтерії не вистачить. Наприклад в вас 300 клієнтів, тоді вам потрібно щомісяця в класичному варіанті створювати методом копіювання 300 актів. Це дуже затратна в часі процедура. Для автоматизації використовують табличні документи або обробки табличних документів. Тоді один документ в бухгалтерії замінює триста. Найпростіша таблиця це код клієнта і сума нарахування. Також при потребі можна додати інші показники, які потрібно вказати в актах, рахунках або зведених таблицях. Добре, якщо у вас буде можливість змінити суми певних стовпчиків методом внесення даних ззовні у форматі електронних таблиць ( код клієнта і сума ). Це суттєво зменшує вашу залежність від програмістів. Наприклад вам потрібно надати знижки або провести перерахунки. Ви спокійно це робите в програмі Excel або OpenOffice, втягуєте готові суми і все.

Для автоматизації обліку платежів добре мати декілька різних можливостей втягнення даних. Навіть якщо вам налаштують автоматичне втягнення даних, то з часом або банк може щось поміняти або дуже часто клієнти проявляють творчість в написанні призначення платежу. Тому, якщо в вас ще є можливість додати дані у форматі ( код клієнта і сума ), то спокійно редагуєте помилки в програмі Excel або OpenOffice і втягуєте готові суми.

Також бухгалтеру добре знати можливості макросів Excel або OpenOffice та вміти працювати з закладками програми Word. Це дозволить вам підготувати безліч потрібних документів починаючи від рахунків і закінчуючи договорами. Двадцять років тому мова програмування бухгалтерських мов була проста і багато бухгалтерів могли самі робити правки. Тепер же треба бухгалтера, програміста і перекладача проблем бухгалтера на мову програміста і навпаки і багато нервових клітин.